כל מי שעומד או מתכנן לפתוח עסק חדש יודע ומכיר את הקופות הממוחשבות, אך לא כל אחד באמת מבין מה ההבדלים בין קופות ממוחשבות כאלו ואחרות, לעיתים ההבדלים נראים לעין בצורת תוספת של קורא כרטיסי אשראי או משקל אלקטרוני אך לרוב ההבדלים המשמעותיים בקופות ממוחשבות הוא בתוכנה עצמה. לכן כאשר אתם עומדים לרכוש קופות ממוחשבות חשוב שתדעו כי בחרתם נכון.

מה אלו קופות רושמות?

קופות רושמות הן קופות שמעבר ליכולת החישוב שלהן מבחינת כספים ומתן עודף ללקוח הן גם האמצעי לניהול ובקרה על העסק כולו. קופות רושמות מורכבות מ2 אלמנטים עיקריים והם החומרה כלומר הפלסטיק והברזל וכל הציוד ההיקפי והדבר השני הוא התוכנה. ההבדלים המשמעותיים בין קופות ממוחשבות הוא למעשה בתוכנות שמותקנות עליהם. החלק החומרי מורכב ממחשב שברוב המקרים הוא דומה למחשב ביתי רגיל שיש לו דיסק קשיח, זיכרון ומערכת הפעלה ייעודית, עליו מותקנת תוכנת הקופות הממוחשבות. התוכנות עצמן נבדלות ביניהם בחברה שפיתחה או כתבה את התוכנה וביכולות של כל תוכנה. יש קופות ממוחשבות שמותאמות לעבודה ברשת עם קופות נוספות והתוכנה שמותקנת מבצעת בקרת מלאים בזמן אמת. ניקח לדוגמה סופר מרקט, עבורו נדרשות מספר קופות ממוחשבות שמותקנות ברשת אחת, כל פעולה של מכירה למעשה גורעת ממלאי הסניף ואף במקרים מסוימים מעדכנת את המלאי הכללי של כל סניפי הרשת, לאותה קופה מחברים סורק ברקוד ידני או שולחני שקורא את קוד המוצר שמוטבע, לאחר מיכן מחובר משקל אלקטרוני שגם הוא מעביר את נתוני השקילה לקופות רושמות, בסופו של התהליך מתקבלים כספים מהלקוחות והקופה מחשבת את העודף שיש לתת חזרה.

מה לבדוק כשרוכשים קופות ממוחשבות?

בעת ביצוע הבדיקות לגבי קופות ממוחשבות חשוב להתכונן מראש עם הצרכים והייעוד של הקופה, לאחר מיכן יש לבדוק האם התוכנה המותקנת היא ידידותית מספיק, האם קלה לתכנות ולהפעלה והאם בעתיד אם נרצה להוסיף לה משהוא היא תוכל לגדול יחד עם הצרכים שלנו. חשוב מאוד לבדוק האם יש כבר לקוחות אחרים שמשתמשים בתוכנת הקופות הממוחשבות הזו על מנת להתייעץ ולראות עד כמה היא יעילה ואיכותית. בדיקה חשובה ונוספת היא לגבי הציוד ההיקפי, כאמור קופות ממוחשבות מתחברות לציוד היקפי רב כגון מדפסות וסורקים למיניהם, חשוב לוודא עד כמה הציוד ההיקפי אמין ואיכותי ומה קורה מבחינת השירות במקרה של תקלה בציוד מסוים לדוגמה אם המדפסת מפסיקה לעבוד, אנחנו חייבים להדפיס קבלות ואז אולי יש מדפסת חליפית שניתן לחבר אותה. הדבר החשוב ביותר בעת רכישת קופות ממוחשבות הוא השירות והאחריות, חשוב מאוד לבדוק ראשית מה כוללת האחריות, מי נותן את השירות ומתי שעות הפעילות, הדבר האידיאלי הוא שתקבלו שירות ותמיכה בשעות העבודה שלכם או לחילופין שיהיה תורן מטעם החברה, אך יחד עם זאת תמיד צריך חלופה שתיתן מענה בעת הצורך בצורת קופות ממוחשבות ניידות או ידניות.