כל בעל עסק יודע שבמוקדם או במאחר הוא צריך קופה לעסק אך ההתלבטות היא כמעט ובלתי נמנעת, האם לבחור בקופה רושמת או קופה ממושבת, כאשר יש חוסר ידע ההחלטה שגויה, עד כדי יצירת מצב שבו ההתנהלות מול הלקוחות בעייתית ולא נכונה, הדבר יוצר מורת רוח אצל הלקוחות עד כדי כך שהם חושבים פעמיים אם לחזור לבית העסק. על כך בחירה של קופה ממוחשבת אינה דבר שיש להקל בו ראש וחשוב מאוד להגדיר מראש את הצרכים של העסק על מנת שהבחירה תהיה מתאימה ונכונה כאחד.
הגדרת קופה לעסק
על מנת להדגים את הבחירה הנכונה או המתאימה של קופה לעסק דמיינו לעצמכם שאתם מגיעים לחנות כלי עבודה, בחנות יש מגוון רחב של מוצרים, אם אתם תגיעו לאותה חנות ללא הגדרה מדויקת של הצורך שלכם תוכלו להסתובב זמן רב עד שתשיגו את מבוקשכם, אם בכלל אולם אם תגיעו עם הגדרה מדויקת, " אני צריך כלי מסוג X " הרי שמהר מאוד תיענו על מבוקשכם וכולם יהיו מרוצים, כך גם לגבי קופה ממוחשבת, תגדירו בדיוק מה הצרכים, מה היקף השימוש ומה תדירות השימוש, כל אלו ועוד יתנו תמונת מצב אמיתית שתאפשר לכם לבחור את הקופה המתאימה ביותר עבורכם, יחד עם זאת אתם חייבים לבדוק ולברר עד כמה קלה לתפעול הקופה, האם היא מכילה את האלמנטים שאתם באמת צריכים ועד כמה ניתן לשדרג אותה הלאה. את האפיון המדויק ניתן ברוב המקרים לעשות עם חברת הקופות.
קופה ממוחשבת, על שום מה?
נשאלת השאלה מה היא באמת קופה ממוחשבת, למה היא נקראת כך ועד כמה באמת היא תורמת לעסק שלנו. ובכן ראשית כל קופה ממוחשבת נקראת כך מכיוון שהבסיס שלה הוא מחשב לכל דבר, לרוב כל מחשב יכול לשמש אותנו לטובת הקופה מבחינת החומרה. נכון שיש הבדלים בסוגי החומרה אך בפועל תוכנת קופה צריכה הרבה פחות מאשר מחשב בסיסי, לדוגמה מספיק עבור 2 גיגה RAM על מנת שתתפקד בצורה מצוינת.אולם עד כאן מבחינת החומרה, על החומרה מתקינים תוכנת קופה שהיא למעשה לב ליבו של העניין, כאן נמצא ההבדל בין קופה אחת לשנייה, ככל שהתוכנה המותקנת יעילה יותר, קלה יותר לתפעול ונוחה יותר לתחזוקה כן יהיה קל גם למוכר וגם לקונה. על התכנה הבסיסית ניתן להוסיף אלמנטים שונים כגון מערכת לקריאת ברקוד, משקל אלקטרוני, סורק אינפרא אדום וכדומה. בכל עסק מבצעים את ההתאמה לצרכים שלו וככל שההתאמה נכונה ומדויקת יותר כך המערכת תעבוד טוב יותר. בנוסף לממשקים השונים ניתן להוסיף לתוכנת הקופה ממוחשבת גם תת תוכנות כגון ניהול מלאי, ניהול לקוחות, מבצעים קופונים, מועדוני לקוחות ועוד. ככל שהעסק שלכם רחב או מתרחב יותר כך מערכות הקופה הממוחשבת צריכות להיות יעילות וגמישות יותר על מנת שהאינטראקציה עם הלקוחות תהיה נוחה ונכונה יותר.